En chef på Google skrev det perfekta e-postmeddelandet om tidshantering

'Om du inte har tid att läsa det här ... läs det två gånger.' En Google-chef skrev ett fantastiskt mejl till sitt team om vikten av att 'göra tid'.

'Varför kan jag inte fokusera på samma uppgift i mer än fem minuter?'

Jag fortsätter tänka så här för mig själv.

Jag har stirrat på den här skärmen i 45 minuter och bestämt mig för vad jag kan skriva som ni alla kommer att vilja läsa. Jag har en deadline. Och pressen börjar ta tag i mig. Så istället för att göra det jag borde göra (skriva något du vill läsa och dela), har jag bestämt mig för att skjuta upp.

Jag har kollat ​​Facebook fem gånger, skickat sex sms, uppdaterat min e-post mer än några gånger, svarat på ett par meddelanden på Slack och bestämt mig för att jag ska börja arbeta med trä inom de 45 minuterna sedan jag bestämde mig för att förhala.

Men ändå! I min hopplösa strävan att undvika det jag egentligen borde göra ( en hobby jag kan allt om ), upptäckte jag en video från Google som förklarar vikten av scheman. Enligt folket på Google var den här videon inspirerad av ett riktigt e-postmeddelande som skickats av en Google-chef till hennes team.

Hela video- finns här, men de var vänliga nog att transkribera det (vilket jag hittade när jag förhalade på Reddit).

Läs det. Just nu.

Nu, ursäkta mig medan jag skriver något som du faktiskt vill.

Sluta. Andas. Tänk nu på hur du hanterar din tid. På tal för mig själv har jag lite utrymme för förbättringar.

Det har sagts att det finns två paradigm för schemaläggning — chefen och skaparen . Chefens dag är uppdelad i 30-minutersintervaller och de ändrar vad de gör varje halvtimme. Typ som Tetris — flytta runt block och fylla utrymmen. Skaparens dag är annorlunda. De behöver göra, skapa, bygga. Men innan dess måste de tänka efter. Det mest effektiva sättet för dem att använda tiden är i halvdags- eller heldagsblock. Till och med ett enstaka 30-minutersmöte mitt under 'Make Time' kan vara störande.

Vi behöver alla vara skapare.

Ok. Bra ide. Jag ska göra det... du vet... senare... jag är sen till ett möte.

Nej. Det fungerar inte så. Det enda sättet att göra detta framgångsrikt är att vara målmedveten. Etablera en genomförande avsikt . Du måste definiera exakt när och var du ska reservera Make Time för dina projekt. Låt mig berätta en historia om en studera denna effekt :

• Kontrollgruppen ombads att träna en gång under nästa vecka. 29 % av dem tränade.
• Experimentgrupp 1 fick samma fråga, tillsammans med detaljerad information om varför träning är viktigt för hälsan (d.v.s. 'Du kommer att dö om du inte gör det'). 39% av dem tränade.
• Experimentgrupp 2 ombads att förbinda sig att träna på en specifik plats, en specifik dag vid en specifik tidpunkt som de valt. 91 % av dem tränade.

Förbind dig att skydda Make Time i din kalender, inklusive tid och plats där du ska göra, och helst detaljer om vad du ska göra. På det sättet, du vet, kommer det faktiskt att hända.

Så jag kan bara göra det här som... sista sak på fredag, eller hur... när alla mina möten är över?

Faktiskt nej. Många av våra möten kan vara kortare eller innehålla färre personer, och vissa behöver inte äga rum alls. Ta tillbaka de timmarna för din Make Time istället. Men skjut inte upp det till slutet av dagen på fredag — tiden du väljer spelar verkligen roll. Dina energinivåer löper under en våg under veckan , så försök att planera därefter.

Sikta på att göra följande:
Måndag: Energin tar slut under helgen — schemalägga uppgifter med låg efterfrågan som att sätta upp mål, organisera och planera.

Tisdag onsdag: Peak of energy — ta itu med de svåraste problemen, skriv, brainstorma, schemalägg din Make Time.

Torsdag: Energin börjar ebba — schemalägga möten, särskilt när konsensus behövs.

Fredag: Lägsta energinivå — gör öppet arbete, långsiktig planering och relationsbyggande.

Vänd alltid din Make Time mot morgonen, innan du slår en eftermiddagscykel beslutströtthet . Håll sen eftermiddag för fler mekaniska uppgifter.

Min nya utmaning till dig: skapa och skydda din Make Time, och innan du ' stjäla någons stol ', fundera på om det kommer att vara störande för deras Make Time.

Jag har Make Time i min kalender. Vänligen schemalägg inte över det, och jag lovar att göra mitt bästa för att inte schemalägga över ditt.

Fortsätt och kopiera/klistra in det här e-postmeddelandet och skicka det till dina medarbetare. Tack, Google.